Werkkostenregeling 2026: vrije ruimte, valkuilen en rekenvoorbeelden

De werkkostenregeling (WKR) bepaalt hoeveel u als werkgever onbelast aan uw werknemers mag vergoeden of verstrekken. Denk aan kerstpakketten, personeelsfeesten, geschenken, een fitnessabonnement of een laptop voor thuisgebruik. Zolang u binnen de zogeheten vrije ruimte blijft, betaalt u geen belasting. Maar wie de grens overschrijdt, betaalt 80% eindheffing over het meerdere — dat is een forse boete op slordig bijhouden. In dit artikel leggen we de WKR stap voor stap uit aan de hand van de regels voor 2026.

De vrije ruimte in 2026

De vrije ruimte is het bedrag dat u onbelast mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Voor 2026 geldt een tweeschijvenstelsel op basis van de totale fiscale loonsom:

* Bron: Handboek Loonheffingen 2026, paragraaf 10.1.4. Let op: in 2024 en 2025 gold voor de eerste schijf nog 1,92%. Dat is voor 2026 verhoogd naar 2,00%.

Concreet: bij een loonsom van €300.000 heeft u een vrije ruimte van €6.000. Bij een loonsom van €500.000 is dat: 2,00% × €400.000 + 1,18% × €100.000 = €8.000 + €1.180 = €9.180.

Wat telt wél mee in de vrije ruimte?

Alles wat u aan werknemers vergoedt of verstrekt en dat u aanwijst als eindheffingsloon, valt in de vrije ruimte. Typische voorbeelden zijn kerstpakketten, geschenken bij jubilea of verjaardag, een bijdrage aan een sportabonnement, personeelsuitjes boven bepaalde grenzen, een personeelslening met rentekorting, en bedrijfsmiddelen met gemengd gebruik (zoals een smartphone die deels privé wordt gebruikt).

Belangrijk: u moet de keuze om iets als eindheffingsloon aan te wijzen uiterlijk maken op het moment van vergoeden of verstrekken. Achteraf aanwijzen is niet toegestaan — op één uitzondering na: een administratieve fout herstellen mag.

Wat telt níet mee: gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen

Een groot deel van de veelgebruikte werkgeversvergoedingen telt helemaal niet mee in de vrije ruimte, omdat ze onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen. Dit zijn vergoedingen die de wetgever als zakelijk erkent en daarom volledig buiten de WKR plaatst. De meest voorkomende gerichte vrijstellingen zijn:

• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en zakelijke ritten: €0,23 per km (2026)
• Thuiswerkvergoeding: €2,45 per werkdag thuis (2026)
• Kosten voor studiekosten en opleiding die direct verband houden met de dienstbetrekking
• OV-abonnement voor zakelijk gebruik
• Maaltijden bij overwerk of zakelijke reizen (onder voorwaarden)
• Arbo-voorzieningen die de werkgever verplicht is te bieden
• Verhuiskosten bij zakelijke verhuizing (maximumbedrag geldt)

Nihilwaarderingen zijn voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt en daardoor op nul worden gewaardeerd: consumpties op de werkplek (koffie, thee, fruit), parkeergelegenheid op het bedrijfsterrein, en bepaalde arbo-middelen. Deze kosten u niets uit uw vrije ruimte.

Rekenvoorbeeld: een MKB-bedrijf met 10 medewerkers

Stel: uw bedrijf heeft een fiscale loonsom van €300.000 en u geeft uw medewerkers het volgende:

Vrije ruimte: 2,00% × €300.000 = €6.000. Eindheffingsloon in vrije ruimte: €4.400. Overschrijding: geen — u zit €1.600 onder de grens. Geen eindheffing verschuldigd.

Rekenvoorbeeld: overschrijding van de vrije ruimte

Zelfde bedrijf, maar er komen dat jaar extra vergoedingen bij: een teamuitje van €2.500 en bonussen in natura van €800 die als eindheffingsloon zijn aangewezen. Het totaal in de vrije ruimte wordt dan €4.400 + €3.300 = €7.700.

U betaalt €1.360 extra belasting bovenop wat de vergoedingen al kosten. Bij grotere overschrijdingen loopt dit snel op. Daarom loont het om de vrije ruimte gedurende het jaar bij te houden — niet achteraf.

Wanneer betaalt u de eindheffing?

De eindheffing over een overschrijding van de vrije ruimte geeft u aan en betaalt u uiterlijk met de aangifte loonheffingen over het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar. Voor 2026 betekent dit: uiterlijk met de aangifte van februari 2027 (bij maandaangifte). Eerder aangeven en betalen mag ook.

U hoeft alleen eindheffing WKR aan te geven als u de vrije ruimte daadwerkelijk overschrijdt. Blijft u eronder, dan is er niets te betalen.

Concernregeling: vrije ruimte samenvoegen

Heeft u meerdere werkmaatschappijen of BV's binnen een concernstructuur, dan kunt u de eindheffing berekenen op concernniveau in plaats van per werkgever afzonderlijk. Het voordeel: de vrije ruimte van alle concernonderdelen wordt bij elkaar opgeteld, waardoor overschrijdingen bij het ene onderdeel worden gecompenseerd door ongebruikte ruimte bij een ander onderdeel.

Van een concern is sprake als u ten minste 95% belang heeft in een andere werkgever, een andere werkgever ten minste 95% belang heeft in u, of een derde partij ten minste 95% belang heeft in zowel u als de andere werkgever.

Hoe werkt het in de praktijk? Stel: uw concern bestaat uit drie BV's met de volgende loonsom en WKR-gebruik:

Bij toepassing van de concernregeling worden de loonsommen samengeteld en geldt één gezamenlijke vrije ruimte: 2,00% × €400.000 + 1,18% × €125.000 = €8.000 + €1.475 = €9.475. Het totale eindheffingsloon is €9.375. De overschrijding bedraagt dan slechts €100 en de eindheffing is €80 — een besparing van €1.420 ten opzichte van de situatie zonder concernregeling.

Het concernonderdeel met de hoogste fiscale loonsom neemt de eindheffing op in zijn aangifte. De keuze om de concernregeling toe te passen, maakt u uiterlijk bij de aangifte over het tweede tijdvak van het volgende jaar (voor 2026: februari 2027). U kunt jaarlijks opnieuw kiezen of u de concernregeling toepast.

De drie meest gemaakte fouten

In de praktijk gaat het vaak mis op dezelfde punten. Ten eerste: werkgevers tellen vergoedingen die onder een gerichte vrijstelling vallen tóch mee in de vrije ruimte — waardoor zij denken minder ruimte te hebben dan zij werkelijk hebben. Ten tweede: men verzuimt om vergoedingen tijdig aan te wijzen als eindheffingsloon. Achteraf aanwijzen is niet toegestaan, wat leidt tot een belaste uitkering voor de werknemer. Ten derde: de vrije ruimte wordt pas aan het einde van het jaar berekend, waarna blijkt dat de grens al maanden geleden overschreden was — en de eindheffing fors uitvalt.

Praktische tip: tussentijds bijhouden

Houd gedurende het jaar bij welk bedrag u als eindheffingsloon aanwijst. Een eenvoudige registratie per kwartaal geeft u tijdig inzicht in hoeveel vrije ruimte u nog heeft. Zo kunt u bijsturen — bijvoorbeeld door een personeelsuitje naar het volgende jaar te verschuiven of de vorm van een vergoeding aan te passen — in plaats van in februari verrast te worden door een onverwachte eindheffingsnota.